Stappenplan Communicatieplan
Een communicatieplan bestaat uit een aantal onderdelen. Hieronder staan de stappen gegeven die men moet nemen om een communicatieplan te schrijven. Deze stappen kunnen heel uitgebreid worden doorlopen, maar dat hoeft niet. De invulling van het plan kan qua hoeveelheid en uitgebreidheid verschillen.
-
Doelgroep bepalen
-
Doelstellingen bepalen
-
Boodschap: wat wil je communiceren
-
Middelen & media
-
Planning
-
Organisatie
-
Financiën
-
Monitoring
-
Evaluatie
1. Doelgroep bepalen
Wie wilt u bereiken?
- Welke doelgroep(en) wordt onderscheiden in uw organisatie
- Wat zijn de kenmerken van deze doelgroepen
- Wat is de belangrijkste doelgroep
2. Doelstellingen bepalen
Bepaal per doelgroep de doelstelling die u wilt bereiken. Een doelstelling is:
- Specifiek: eenduidig uit te leggen
- Meetbaar: achteraf kunnen meten of het gehaald is
- Actiegericht: er moeten activiteiten aan vast zitten
- Realistisch: de doelstelling moet haalbaar zijn
- Tijdsgebonden: er moet een begin en een eindpunt zijn
Een voorbeeld van een goede doelstelling is: "In 2007 moet bedrijf X met dienst Y een omzetgroei van 15% realiseren in Nederland, ten opzichte van de omzet in 2006."
3. Boodschap bepalen
Wat wilt u de doelgroep vertellen:
- Eén boodschap per doelgroep. De achtergronden van de doelgroepen zijn anders (voorkennis, houding etc.). Hier moet de boodschap op aangepast zijn.
Een voorbeeld van een boodschap is: "De doelgroep informeren over de activiteiten van Bedrijf X op het gebied van planning."
4. Middelen/media
Welke middelen/media gaat u inschakelen om de boodschap aan de doelgroep te kunnen communiceren:
- Per doelgroep (als ze veel verschillen) de beste middelen selecteren.
- Denk aan: folders, advertenties, tv-reclame, buitenreclame, beurzen etc.
5. Planning
Goede planning is essentieel voor een communicatieplan. Onder planning wordt verstaan de volgorde waarin middelen worden ingezet of de boodschap wordt opgebouwd. Er zijn verschillende mogelijkheden daarvoor, bijvoorbeeld eenzelfde boodschap via verschillende media aan de doelgroep aanbieden. Dit kan verspreid over een langere periode (10 advertenties in 10 weken), maar ook een piek in korte tijd (10 advertenties in 2 weken).
6. Organisatie
Wie doet wat binnen de organisatie. Vooraf moet duidelijk worden vastgelegd in het communicatieplan, wie welke taken heeft. Niet alleen intern, maar ook bij het inschakelen van derden, zoals reclamebureaus.
7. Financiën
De uitvoering van een communicatieplan kost geld. In een kostenbegroting kunt u alle kosten op een rij zetten. Denk niet alleen aan mediaplaatsingen, maar ook aan de aanmaakkosten van advertenties e.d., rechten op foto's, inschakeling van bureaus en de post onvoorzien (5-10% van het totaalbudget).
8. Monitoring
Door tussentijdse meetpunten in te stellen, kunt u kijken of de activiteiten voldoende opleveren en zo niet, kunt u zaken bijstellen. Door goed te monitoren kunt u tijdig bijspringen als het niet goed gaat.
9. Evaluatie
Heeft u de doelstelling gehaald? Wat ging er goed? Wat ging er minder? Deze en andere vragen worden bij het evalueren beantwoord. Door dit goed inzichtelijk te maken, zorgt u ervoor dat u in de toekomst een (nog) beter communicatieplan kunt maken.
