Functioneringsgesprek
In een functioneringsgesprek staat verbetering centraal. Een werknemer en een leidinggevende bespreken de huidige werkpraktijk om knelpunten op te sporen. Voor de geconstateerde problemen bedenken ze samen oplossingen. Dit met het doel om behalve het functioneren van de werknemer te verbeteren, ook de onderlinge samenwerking in de toekomst beter te laten verlopen.
Een functioneringsgesprek vindt minimaal één keer per jaar plaats.
De rollen binnen een functioneringsgesprek
Aan een functioneringsgesprek nemen altijd twee partijen deel. De werknemer en zijn leidinggevende.
De functie bepaalt welke rol tijdens een dergelijk gesprek wordt ingenomen. De verhoudingen tussen beide partijen zijn tijdens een functioneringsgesprek gelijkwaardig.
Dit is ook het grote verschil met een beoordelingsgesprek. Bij een beoordelingsgesprek zijn de verhoudingen ongelijkwaardig. Tijdens dit gesprek spreekt de leidinggevende zijn oordeel uit over de prestaties van een werknemer. Een werknemer kan slechts kennisnemen van het oordeel en mag op de uitspraak reageren. In een beoordelingsgesprek staan de meetbare prestaties uit het verleden centraal.
Belang van een functioneringsgesprek
Een functioneringsgesprek bepaalt voor een belangrijk deel het verloop van de loopbaan; dan worden maatregelen bedacht en stappen ondernomen om het functioneren te verbeteren. Een functioneringsgesprek kan men daardoor telkens een stap dichter bij het uiteindelijke doel brengen en is dus belangrijk voor de carrière.
Onderdelen van een functioneringsgesprek
1. Opening
Als leidinggevende stel je de werknemer eerst op zijn gemak.
2. Inleiding
Voordat de huidige stand van zaken wordt doorgenomen, wordt er samen met de medewerker terug gekeken op de vorige functioneringsgesprekken. Er wordt nagegaan welke gemaakte afspraken zijn nagekomen. Wanneer ze niet zijn uitgevoerd, wordt er geprobeerd te achterhalen wat de reden is.
3. Visie werknemer
Dit is het moment waarop de werknemer in zijn eigen woorden zijn visie mag geven op zowel het eigen functioneren als de samenwerking met de leidinggevende.
4. Discussie werknemer
De leidinggevende loopt nu samen met de werknemer zijn opmerkingen na. Gezamenlijk bedenken zij voor alle genoemde knelpunten een oplossing.
5. Visie leidinggevende
Ook al heeft de leidinggevende stevige kritiek op het functioneren van een werknemer, is het verstandig om niet alle kritische opmerkingen achter elkaar op hem af te vuren. Grote kans dat een werknemer zich dan aangevallen voelt en in de verdediging schiet. Wissel negatieve feedback af met positieve.
6. Discussie leidinggevende
Geef de werknemer de ruimte om op de kritiekpunten te reageren. Vervolgens wordt er samen naar een oplossing gezocht voor de geconstateerde problemen. Er wordt duidelijke afspraken gemaakt over welke actie er wordt ondernomen: legt vast wie, wat, wanneer doet.
7. Afronding
Noem nog eens alle gestelde doelen en loop de in stap vier en zes gemaakte afspraken na. Vraag hoe de werknemer het gesprek heeft ervaren. Heeft hij alles kunnen bespreken? Hebben jullie zaken over het hoofd gezien? Maak eventueel een afspraak voor een vervolggesprek.
