Personeelsdossier
Als een werkgever een werknemer in dienst neemt, moet hij voldoen aan een aantal administratieve verplichtingen. Zo moet hij een personeelsdossier aanleggen en een loonadministratie opzetten. Iedere nieuwe medewerker moet vervolgens bij het UWV en de Belastingdienst aangemeld worden.
Zodra een werknemer in dienst treedt, moet de werkgever een personeelsdossier aanleggen. Hierin bewaart hij de persoonlijke gegevens, informatie over het functioneren en de positie van de werknemer.
Inhoud
Het is verstandig om van iedere werknemer in dit personeelsdossier de arbeidsgeschiedenis bij te houden. Sommige gegevens, zoals over de beloning, is men wettelijk verplicht te administreren. Andere gegevens heeft de werkgever wellicht in de toekomst nodig om arbeidsconflicten juridisch te kunnen onderbouwen.
Bewaartermijn
Voor verschillende gegevens in een personeelsdossier geldt een bewaartermijn. Zo moet de werkgever de sollicitatiegegevens een jaar bewaren. Als de arbeidsovereenkomst beëindigd is, moet de werkgever tot twee jaar daarna de volgende informatie bewaren: de arbeidsovereenkomst, alle correspondentie over promotie, degradatie, benoeming en ontslag, afspraken in verband met een VUT-regeling en OR-lidmaatschap, een kopie van het getuigschrift en verslagen van functioneringsgesprekken.
Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs moeten tot vijf jaar na het einde van het dienstverband bewaard worden. Voor sommige gegevens geldt zelfs een bewaarplicht van zeven jaar, ook als een werknemer niet meer bij de werkgever in dienst is. Het gaat daarbij om persoonlijke gegevens zoals naam, adres, woonplaats, burgerlijke staat, datum van indiensttreding en de salarisadministratie.
Wetgeving en privacy
Een personeelsdossier bevat privacygevoelige informatie. Daarom moet bepaald worden wie het beheerd en wie er inzage in mag hebben. Meestal is dit een personeelsfunctionaris of het directiesecretariaat. Elektronische dossiers kunnen met een wachtwoord beveiligd worden.
De werknemer mag zijn dossier altijd inzien. Wil hij inzage, dan is het verstandig dat degene die het dossier beheert daarbij aanwezig is. Zo voorkomt de werkgever dat de werknemer iets wijzigt of verwijdert.
Het personeelsdossier mag geen medische gegevens bevatten. Wel mag men in het kader van re-integratie en verzuimbegeleiding informatie opnemen over de functionele beperkingen van een werknemer en de noodzakelijke aanpassingen op de werkvloer, zoals een aangepaste stoel.
