Loonadministratie
Voeren van een loonadministratie
De loonadministratie omvat meerdere formulieren en berekeningen. Deze loonadministratie worden in beginsel op één plaats bewaard, gewoonlijk de ruimte waar de computer staat waarmee de loonberekeningen en dergelijke worden gemaakt. Bij de formulieren die bewaard worden gaat het om afschriften die van belang zijn om het loon en verschuldigde bedragen te berekenen. Hieronder vallen ook de tot vorig jaar verstrekte verminderingsbeschikkingen, loonbelastingverklaringen en door medewerkers afgegeven abonnementen en kaartjes als zij een onkostenvergoeding krijgen voor het reizen per openbaar vervoer. Uit het programma en de overzichten die de computer kan uitdraaien dienen de verschillende beloningen en inhoudingen tot uiting te komen. Dit geldt ook voor de afdrachtverminderingen, eindheffingen en verstrekkingen, onkostenvergoedingen en voor de carpool- of vrij vervoerregeling. De werkgever bewaart de loonadministratie in beginsel voor 7 jaar, waarbij het dus gaat om de formulieren, computeradministratie, overzichten, berekeningen etc.
Loonstaat
De loonstaat vermeldt de ontwikkeling (per maand) van het loon in geld en natura, alsmede de fooien, reiskostenvergoedingen en dergelijke. Daarnaast vermeldt de loonstaat de verschuldigde loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekering, alsmede gegevens over de medewerker zoals diens naam, adres, woonplaats en SoFi-nummer. De loonstaat is als het ware een jaaroverzicht per medewerker, die inzicht geeft in de totalen per beloningstijdvak.
Loonstrook en jaaropgave
De loonstrook is een overzicht van het loon van de medewerker opgesplitst naar diverse loonvormen, waarbij de overeengekomen of gewerkte uren worden vermeldt en ook wordt aangegeven voor welk tijdvak de loonstrook geldt. Over dit tijdvak wordt, ook het minimumloon berekend dat voor de medewerker van toepassing is, dat eveneens vermeld wordt ook al verdiend de medewerker meer. De loonstrook vermeldt bovendien onkostenvergoedingen, vakantierechten en de ingehouden loonbelasting, sociale premies en pensioen- en VUT-premies. Verder zal de loonstrook de NAW-gegevens van zowel de medewerker als de werkgever bevatten, evenals het Sofi-nummer. De loonstrook wordt doorgaans bij iedere loonbetaling afgegeven, wat echter niet verplicht is als de loonstrook dezelfde bedragen vermeldt als de vorige loonstrook.
De jaaropgave bevat een overzicht van het loon en de ingehouden premies volksverzekering. Deze opgave krijgt de medewerker in februari na afronding van het jaar door de werkgever. Voor de medewerker is de opgave van belang voor de aangifte inkomstenbelasting en eventueel bij het krijgen van bepaalde uitkeringen en subsidies.
Jaarlijkse opgave
Voor de belastingdienst moet er jaarlijks informatie over het loon en inhoudingen opgegeven worden per medewerker. Het gaat hier om de loonbelasting. Deze wordt per medewerker opgemaakt en in januari verzonden.
