Inhouding, afdracht en aangifte
Inhouding
Om te bepalen wanneer er inhoudingen over het loon berekend en afgedragen dienen te worden is vooral het genietingmoment van het loon bepalend. Het moment waarop de werkgever het loon uitbetaalt, is het tijdstip waarop de loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekering worden ingehouden. Wordt het loon niet uitbetaald maar rentedragend of verrekend, dan is dit het moment van inhouding. Het tijdstip waarop de werkgever de inhoudingen doet, kan ook zijn het moment waarop de werkgever bereidt zou zijn het loon te betalen, als de medewerker om uitbetaling had gevraagd.
De werkgever dient op het loon de volgende bedragen in te houden: loonbelasting, premies volks- en werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet (ZVW). Na de inhouding draagt de werkgever deze heffingen af aan de belastingdienst.
Op het moment dat het loon gebruikt wordt dient er ook loonheffing over dat zelfde loon en in hetzelfde tijdvak afgedragen te worden. Ook nabetalingen, bijvoorbeeld door een nieuwe CAO of een individuele loonsverhoging, dienen in het loontijdvak waarin deze genoten worden, aangegeven en afgedragen te worden. Voor 2006 wordt echter toegestaan dat een nabetaling verwerkt wordt in het tijdvak waarop de nabetaling betrekking heeft. Echter wel onder bepaalde voorwaarden.
Doen zich wijzigingen voor, dan dienen deze met de aangifte van het loontijdvak waarop deze wijzigingen betrekking hebben bij de belastingdienst gemeld te worden. Zijn er fouten gemaakt of correcties noodzakelijk, dan kunnen deze met een nieuwe aangifte gecorrigeerd worden. Zolang deze nog binnen het loontijdvak valt.
Terugontvangen van geld
Blijkt achteraf dat er door fouten van de belastingdienst er te veel is betaald, dan wordt dat bedrag teruggestort of verrekend, in beginsel inclusief de wettelijke rente. Kosten van (juridische) bijstand worden door de belastingdienst vergoed als de dienst ernstig te kort is geschoten. Dat geldt ook wanneer het niet tot een procedure is gekomen.
Te veel of te weinig ingehouden en afgedragen
Doordat de werkgever het te veel ingehouden bedrag reeds heeft afgedragen, kan hij de fout niet zelf corrigeren. De werkgever geeft schriftelijk aan de belastingdienst door dat er een fout is gemaakt bij de berekening en hij verzoekt om teruggaaf. Ook de medewerker kan dit verzoek indienen, om zo een restitutie te krijgen van de te veel ingehouden bedragen. Dit vindt mogelijk plaats door een berekening van de inkomstenbelasting aan het einde van het jaar, waarbij de te veel betaalde belasting en premies gecorrigeerd kunnen worden.
Op loonbelasting en premies volksverzekering
In dit geval krijgt de werkgever doorgaans een naheffingsaanslag opgelegd en is hij mogelijk een boete verschuldigd. Er wordt geen of een lage verzuimboete opgelegd als de werkgever het te weinig betaalde zelf meldt en direct betaalt. Voorwaarde is dan wel dat de belastingdienst met het verzuim nog niet bekend is en ook dat het verzuim niet groot is (het verschil in aangifte is minder dan € 1134,- euro of 10 % van de totale aangifte). Daarnaast kan een boete ingetrokken of achterwege gelaten worden, als de werkgever afwezigheid van alle schuld aantoont.
Op premies werknemersverzekeringen
De uitvoeringsinstelling bepaalt of het totaal van de op de voorschotnota's betaalde bedragen voldoende, dan wel te veel of te laag zijn. In de laatste gevallen volgt er een correctie. Het niet (op tijd) betalen, een onjuiste of onvolledige opgave en overtreding van de 5%-regeling, zijn drie verschillende overtredingen die kunnen leiden tot een boete. Bij de 5%-regeling gaat het om het doorgeven van belangrijke veranderingen in de totale loonsom van meer dan 5 % en minimaal € 2269,- euro.
De werkgever kan geen verhaal zoeken op de medewerker, aangezien niet de medewerker maar de werkgever de premies verschuldigd is. Een werkgever kan te weinig ingehouden premies dus niet verrekenen met het toekomstige loon van de medewerker. Een medewerker is overigens gehouden om de uitvoeringsinstelling op de hoogte te stellen als zijn werkgever zijn verplichtingen niet nakomt, aangaande de inhouding van werknemersverzekeringen.
Werkt een medewerker met een hoog loon bij meerdere werkgevers, dan kan zich de situatie voordoen dat er te veel premies zijn betaald. Bij iedere werkgever wordt in eerste instantie rekening gehouden met het maximum premiedagloon (€ 159,- euro). Ontvangt de medewerker meer loon, dan betekent dit dat zijn werkgevers te veel premies betalen. Achteraf kan er uitgerekend worden welk evenredig deel van het maximum voor hun rekening komt, dus tot welk bedrag zij premies verschuldigd waren.
