Personeelsadministratie
Loonadministratie
Om aan de belastingdienst en de werknemer de juiste gegevens voor de loonheffingen te kunnen verstrekken, heeft de werkgever formulieren en dergelijke nodig. Bovendien is de werkgever verplicht bepaalde gegevens over werknemers en loonbetalingen op een toegankelijke wijze te administreren, zodat de belastingdienst deze gegevens kunnen controleren. Voor een aantal regelingen gelden bijzondere administratieve verplichtingen. Ook gelden er bewaartermijnen en kan de belastingdienst een controle bij u instellen.
Administratieve verplichtingen
Voor iedere werknemer moet de werkgever een loonstaat aanleggen. In de loonstaat legt de werkgever de gegevens vast die van belang zijn voor de loonheffingen.
De loonstaat legt de werkgever ieder kalenderjaar aan vóór de eerste loonbetaling. Voor dienstverlening aan huis is er een aparte loonstaat.
In de volgende situaties hoeft de werkgever geen loonstaat aan te leggen:
- voor een meewerkend kind dat loon ontvangt
- voor een werknemer die van de werkgever alleen de subsidie ontvangt, die is bedoeld in artikel 2 van de Regeling compensatie inkomensachteruitgang ex banenpoolers
- voor iemand die van de werkgever een bijstandsuitkering ontvangt
De werkgever moet zelf loonstaten aanschaffen. Deze zijn onder meer verkrijgbaar bij de kantoorboekhandel. Voor loonstaten bestaat een voorgeschreven model.
Als de werkgever (of het servicebureau dat de loonadministratie verzorgt) loonstaten wilt gebruiken die niet aan de eisen voldoen, moet de werkgever daarvoor een vergunning bij de belastingdienst aanvragen. Aan deze vergunningen kunnen voorwaarden zijn verbonden.
Geautomatiseerde loonadministratie
Bij een geautomatiseerde loonadministratie heeft de werkgever voor de loonstaten 2 mogelijkheden:
volledige loonstaat ter inzage gegeven kan worden.
De werkgever houdt voor iedere werknemer een zogenoemde basiskaart bij. Op deze basiskaart vermeldt de werkgever de gegevens
die in het hoofd van de modelloonstaat worden gevraagd. Bij de basiskaart moet de werkgever de loonspecificaties bewaren van de
overige gegevens die op de modelloonstaat worden gevraagd, zoals de loonbedragen en de inhoudingen. Voorwaarde is wel dat de werkgever op de loonspecificaties of daarmee corresponderende lijsten ook de cumulatieve bedragen vermeldt.
Overige gegevens bij de loonadministratie
Werken er in het bedrijf personen die in dienst zijn van een buitenlandse onderneming en die in het buitenland wonen, dan is het raadzaam een kopie te maken van de originele detacheringsverklaring van deze personen. Deze detacheringsverklaring wordt afgegeven door het buitenlandse sociaalzekerheidsorgaan. Bij een detachering binnen de EU/EER zijn dit in het algemeen de zogenoemde E-101- of E-102-verklaringen. De kopie kan bewaard worden bij de loonadministratie.
Verder is het aan te bevelen om bij de loonadministratie alle berekeningen te bewaren waaruit de aansluiting blijkt tussen de aangiften en de boekhouding.
Bijzondere administratieve verplichtingen
Bij de loonadministratie moet de werkgever per werknemer de volgende gegevens bijhouden:
- vrijgestelde vergoedingen, uitkeringen en verstrekkingen
- beschikkingen en verklaringen
- loonbestanddelen die onder de eindheffing vallen
- spaarloonregeling
- levensloopregeling
- afdrachtverminderingen
Sociale verzekeringen
Sociale zekerheid is een publiek stelsel dat bedoeld is om inkomen en/of verzorging te garanderen voor personen of gezinnen (of andere samenlevingsvormen) die daar, tijdelijk of blijvend, zelf niet (langer) toe in staat worden geacht. Dat geldt bijvoorbeeld bij pensioen, ziekte, arbeidsongeschiktheid, overlijden van naasten of werkloosheid.
Meer informatie hierover vindt u bij Personeel – Verzekering.
